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第一章總則
第一條 為加強全國地名檔案的統一管理，維護地名工作歷史面貌，發(fā)揮地名檔案在黨和國家的內政、外交、國防、經(jīng)濟文教、科研、新聞等方面的作用，更好地為社會(huì )主義現代化建設事業(yè)服務(wù)，特制定本辦法。
第二條 地名檔案是國家檔案的重要組成部分，是在地名工作中形成的，具有查考利用價(jià)值，并按歸檔制度集中保管起來(lái)的一種專(zhuān)業(yè)檔案。
第三條 地名檔案工作是地名工作的組成部份，是提高地名工作效率和質(zhì)量的必要條件，是加強地名管理，推行地名標準化，開(kāi)展地名學(xué)研究的基礎工作。
第四條 全國地名檔案工作實(shí)行由中國地名委員會(huì )統一指導，各級地名委員會(huì )分級管理原則。在檔案業(yè)務(wù)上接受?chē)液偷胤礁骷墮n案管理機關(guān)的指導、監督與檢查。
第五條 各級地名檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規定，制定本系統和本單位地名檔案工作的各項規章制度，并組織實(shí)施；
(二)負責收集、整理、鑒定、保管和統計本系統、本單位的地名檔案，并兼管與檔案有關(guān)的地名資料；
(三)積極做好檔案利用工作，為黨和國家各部門(mén)、社會(huì )各方面及地名工作服務(wù)；
(四)負責對下級地名檔案工作進(jìn)行指導、監督與檢查；并督促指導本單位工作人員做好地名文件材料的整理和歸檔；
(五)貫徹執行黨和國家的保密規定，嚴守國家機密，維護地名檔案的完整與安全。
第二章地名檔案工作體制和干部
第六條 中國地名委員會(huì )和各省、市、自治區地名委員會(huì )設立地名檔案庫；各地、市、縣設檔案室，各級地名檔案工作均由本級地名辦公室主任或主管部門(mén)負責人領(lǐng)導。
第七條 地名檔案庫、室必須配備政治可靠、熱愛(ài)地名工作，具有高中以上文化水平的檔案管理人員，少數民族地區應盡量選配懂得當地少數民族語(yǔ)言的干部。檔案管理人員應相對穩定。
第八條 檔案管理人員，必須努力學(xué)習馬列主義、毛澤
東思想，執行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策，努力鉆研
業(yè)務(wù)，不斷提高檔案的管理水平。
第九條 各級地名委員會(huì )和檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)，要加強對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓和考核，按照國家有關(guān)規定，做好檔案管理人員的職稱(chēng)評定和晉升工作。
第三章地名檔案的保密和利用
第十條 地名檔案的保密等級分為絕密、機密、秘密三級。
(一)絕密：
1、凡涉及國家秘密的核心部分。如軍事部署、未公布的國家重要自然資源和經(jīng)濟建設基地，以及在一定時(shí)間、一定范圍內需絕對保密，一旦泄密會(huì )使國家遭受?chē)乐匚：椭卮髶p失的地名檔案；
2、未定國界和建國以來(lái)未經(jīng)簽訂新的邊界條約的邊境地區的地名檔案；
(二)機密：
1、集中的、大量的并注有較準確經(jīng)緯度的邊境省、自治區地名檔案資料。
2、利用各種地形圖標繪的地名圖及其草圖；
(三)秘密：
1、地名調查表、地名卡片及其原始調查材料;
2、帶有經(jīng)緯度的地名檔案資料；
3、地名工作長(cháng)遠規劃及其它需要保密的文件材料。
第十一條 各單位編印的不帶經(jīng)緯度的地名錄、地名志和地名資料匯編以及其它不宜公開(kāi)的地名資料可定為內使用。
第十二條 本地區各單位查閱地名檔案一律憑單位介紹信，其它地區查閱地名檔案憑縣以上地名辦公室介紹信。查閱保密內容的地名檔案須經(jīng)地名辦公室主任或主管部門(mén)領(lǐng)導批準。查閱地名檔案均需履行登記手續。
第十三條 各單位查閱地名檔案一般不得轉抄、拍照和復制、如因工作需要必須復制、拍照或轉抄，須經(jīng)地名辦公室主任或主管領(lǐng)導批準。復制和轉抄的材料必須履行登記手續．只限在本單位使用。
第十四條 地名檔案的遣送，必須嚴密包裝加封，交機要交通郵寄或由兩人攜帶。地名檔案的收發(fā)和移交，必須附有清冊，嚴格清點(diǎn)并履行簽字手續。
第十五條 為了做好地名檔案的安全保密工作，主管部門(mén)要定期或不定期地進(jìn)行保密檢查，如發(fā)現有丟失和泄密事故．應及時(shí)報告并認真處理。
第十六條 地名檔案嚴禁個(gè)人贈送，也不向國外提供，如必須提供有關(guān)內容時(shí)，需經(jīng)中國地名委員會(huì )審查同意。
第十七條 本規定確定的地名檔案保密等級，不得隨意提高、降低或解除密級。如需升、降、解密的，要報中國地名委員會(huì )批準。
第十八條 各級檔案管理人員應根據需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯地名檔案資料匯編。注意收集檔案的利用效果。
第十九條 各級地名辦公室，應建立檔案的借閱制度。根據檔案的密級，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。
第四章文件材料的整理和歸檔
第二十條 各級地名辦公室要把文件材料的收集、整理、歸檔工作納入地名工作程序，并列入業(yè)務(wù)干部職責范圍。業(yè)務(wù)干部應將在工作過(guò)程中形成的文件材料，按照歸檔要求進(jìn)行分類(lèi)、整理，及時(shí)移交檔案管理人員集中保存。機關(guān)領(lǐng)導干部和工作人員不得私自保存應歸檔的文件材料。
第二十一條 地名檔案應根據其文件材料的特點(diǎn)，以便于保管利用為原則，采取恰當的方式進(jìn)行保管。文書(shū)類(lèi)要立卷；四項成果中的文字概況與地名表要裝訂成冊；地名卡片要裝入卡片柜或卡片箱、盒；地名圖要卷放裝入圖筒或采用專(zhuān)用柜等方法妥善保管。
第二十二條 地名檔案的分類(lèi)及歸檔范圍
(一)文書(shū)類(lèi)：
1、各級黨委和人民政府及有關(guān)部門(mén)(包括解放前的各個(gè)革命時(shí)期)頒發(fā)的有關(guān)地名工作的指示、規定、決定、條例和領(lǐng)導同志的重要講話(huà)等；
2、國務(wù)院和地方各級人民政府關(guān)于設置地名機構、人員編制、干部任免等組織建設方面的文件；
3、會(huì )議報告、重要講話(huà)、記錄、紀要、簡(jiǎn)報以及有關(guān)錄音、照片、錄象等；
4、政府和地名領(lǐng)導機關(guān)針對本單位地名工作的指示、批示、批復與批轉的文件材料；
5、工作規劃、計劃、方案、總結、請示報告、工作記錄、大事記等；
6、法規性文件，如地名命名、更名的規定、補充規定、請示批復，國內少數民族語(yǔ)和國外地名譯寫(xiě)規則等；
7、專(zhuān)業(yè)指導性文件，如地名普查的規定、補充規定、決定，國內外地名譯寫(xiě)方案、提綱等。
(二)地名調查和成果類(lèi)：
1、地名調查(包括普查、專(zhuān)題調查、經(jīng)常調查)的原始記錄、補調記錄、沿革材料、考證材料、地名照片等；
2、地名表、地名卡片、地名文字概況、地名圖等各項成果的原始稿及其審定稿；
3、各項成果的正本和成圖。
(三)編譯出版類(lèi)：
1、《地名錄》、《地名志》、《地名詞典》及各種資料匯編的審定稿和出版本；
2、本單位縮印的簡(jiǎn)報、通訊及各種刊物的審定稿與出版本；
3、國內外地名譯寫(xiě)書(shū)刊的定稿和出版本；
4、各種地名圖的審定圖和成圖。
(四)科學(xué)研究類(lèi)：
地名學(xué)基礎理論探討、學(xué)術(shù)活動(dòng)及專(zhuān)題研究過(guò)程中形成的文件材料。
(五)國際會(huì )議及交往類(lèi)：
國際地名會(huì )議、學(xué)術(shù)交流及地名情報等文件材料。
第二十三條 地名檔案的歸檔要求：
(一)當年的文件材料，應于次年初由承辦人員整理歸檔；
（二）會(huì )議文件材料，應于會(huì )議結束后，及時(shí)整理歸檔
（三）每項專(zhuān)業(yè)工作告一段落或結束時(shí)，承辦人員應將積累和保管的文件材料整理歸檔；
（四）文件材料歸檔時(shí)，交接雙方必須根據移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。
第五章地名檔案的管理和移交
第二十四條 各級地名委員會(huì )在工作活動(dòng)中形成的全部檔案為一個(gè)全宗·全宗檔案不得分散，實(shí)行單獨管理，并建立全宗卷。
第二十五條 地名檔案分類(lèi)后，可按各類(lèi)條款順序排列．同類(lèi)檔案中應依保管期不同分別排放；地名調查及成果類(lèi)要結合行政區劃和地名類(lèi)別排列。所有案卷，均緝編目登記．
第二十六條 地名檔案在本單位保存三十年到五十年后，可將永久和長(cháng)期保存的檔案(除常用的)移交上級地名檔案庫或同級檔案館。
第二十七條 各級地名檔案管理人員，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況要進(jìn)行精確地統計，并按照規定向上級報告。
第二十八條 為了保持地名檔案的歷史真跡，任何人不得對檔案進(jìn)行涂改．同一地名在不同時(shí)期形成的文件材料(包括相互矛盾的材料)均應整理歸檔，超過(guò)保管期限的檔案應進(jìn)行鑒定，對須銷(xiāo)毀的檔案材料，需詳細登記并要報請同級地名領(lǐng)導機關(guān)批準。
第二十九條 檔案室要有必要的設施和工具．并有防盜、防火、防曬、防蟲(chóng)、防潮等設施，要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案應及時(shí)修補、復制或做其它技術(shù)處理．
第三十條檔案管理人員或機構變動(dòng)時(shí)，應做好移交工作，編制移交目錄，在地名辦公室主任或主管機關(guān)領(lǐng)導的主持下，履行交接手續，并報上級備案。
第六章 附 則
第三十一條各省、市、自治區地名委員會(huì )，可根據本《辦法》，結合本地區實(shí)際情況，制定補充規定和實(shí)施細則。
第三十二條本《辦法》自頒布之日起實(shí)行。凡與本《辦法》不一致的，均以本《辦法》為準。
一九八三年五月五日
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豫公網(wǎng)安備 41080202000107號 
